07.07.2022 r.

W dniu 4 kwietnia 2022 r. Prezydent podpisał ustawę z dnia 9 lutego 2022 r. o zmianie ustawy – kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw, dalej „Ustawa Nowelizująca”. Wprowadza ona duże zmiany w kodeksie spółek handlowych, w szczególności w zakresie rozszerzenia kompetencji rad nadzorczych oraz uregulowania funkcjonowania grup spółek, tj. holdingów umownych. Jest to największa modyfikacja kodeksu spółek handlowych od czasów jego powstania.

Nowelizacja wchodzi w życie 13 października 2022 r. W niniejszym artykule przyjrzymy się najważniejszym zmianom, które w głównej mierze dotyczą rad nadzorczych.

Obowiązek informowania rady nadzorczej o aktualnej sytuacji spółki

W ramach nowego art. 380[1] k.s.h. wprowadzone  zostaną przepisy kształtujące obowiązek zarządu do regularnego lub niezwłocznego przekazywania radzie nadzorczej wiadomości odnoszących się do głównych obszarów działalności spółki, tj. o uchwałach zarządu, sytuacji spółki w zakresie majątku jak i zakresu prowadzenia jej spraw, postępie w realizacjach kierunków działalności oraz zdarzeniach istotnie wpływających na sytuację spółki. Realizacja powyższych obowiązków obejmuje również posiadane przez zarząd informacje dotyczące spółek zależnych oraz spółek powiązanych. Przytoczone informacje powinny być przekazywane przez zarząd na każdym posiedzeniu rady nadzorczej, jednakże w sprawach istotnych transakcji lub zdarzeń, zarząd przekazuje je niezwłocznie po ich wystąpieniu, nie czekając na termin posiedzenia. Informacje co do zasady powinny być przedstawione na piśmie, wyjątkiem natomiast są sytuacje wymagające natychmiastowego przekazania informacji radzie nadzorczej. Warto zwrócić uwagę, że powyższy obowiązek udzielania przez zarząd, bez dodatkowego wezwania, informacji radzie nadzorczej, może być wyłączony w statucie spółki.

Możliwość badania oraz żądania przedstawienia wszystkich dokumentów spółki

W myśl nowych przepisów, rozszerzony zostanie zakres żądania przez radę nadzorczą sporządzenia lub przekazania wszelkich informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień dotyczących spółki (jak również spółek zależnych i powiązanych), a w szczególności jej działalności lub majątku. Przytoczone informacje należy przekazać niezwłocznie, w terminie nie dłuższym niż dwa tygodnie. Przepisy w nowym brzmieniu nie ograniczają się już tylko i wyłącznie do uzyskania powyższych informacji od zarządu i pracowników. Krąg ten został podmiotowo poszerzony o prokurentów, osoby wykonujące na rzecz spółki czynności na podstawie umowy o dzieło, zlecenia lub innej umowy o podobnym charakterze, jak również o wszelkie podmioty gospodarcze współpracujące ze spółką. Bez zmian pozostała możliwość badania wszystkich dokumentów spółki oraz dokonywania rewizji stanu jej majątku. Naruszenie niniejszych obowiązków w terminie czy przekazanie informacji niezgodnych ze stanem faktycznym jest sankcjonowane grzywną do 50 000 złotych lub nawet karą ograniczenia wolności.

Powstanie nowych instytucji – komitety oraz doradca rady nadzorczej

Ustawa Nowelizująca przewiduje możliwość ustanawiania doraźnych lub stałych komitetów rady nadzorczej oraz uprawnienie do delegowania członków rady nadzorczej do samodzielnego pełnienia określonych czynności nadzorczych. Delegowany członek oraz komitet rady nadzorczej ma prawo podejmować czynności nadzorcze w zakresie pozyskiwania informacji czy badania dokumentów spółki określonych w akapicie powyżej. Korzystanie z powyższych uprawnień nie zwalnia z odpowiedzialności rady nadzorczej za sprawowanie nadzoru w spółce.

Instytucja doradcy rady nadzorczej służy badaniu, na koszt spółki, określonych spraw dotyczących działalności lub majątku spółki, jak również przygotowaniu określonych analiz oraz opinii. Rada nadzorcza ma kompetencję do samodzielnego wyboru doradcy, co więcej, posiada wyłączną możliwość zawarcia z nim umowy. Warto zauważyć, iż rada nadzorcza może wybrać na doradcę zewnętrzny, profesjonalny podmiot. Co ważne, jedyne limity działalności rady nadzorczej w tym zakresie mogą zostać ustanowione w statucie, przejawiając się np. określeniem maksymalnego łącznego kosztu wynagrodzenia dla wszystkich doradców w trakcie roku obrotowego. Brak zapewnienia skutecznego dostępu doradcy do dokumentów, zatajenie informacji lub podanie ich niezgodnie ze stanem faktycznym, zostało zagrożone taką samą sankcją jak w przypadku tego naruszenia dotykającego radę nadzorczą, tj. grzywną do 50 000 zł lub karą ograniczenia wolności.

Zgoda rady nadzorczej na zawarcie umowy

Na gruncie regulacji spółki akcyjnej Ustawa Nowelizująca wprowadza obowiązek uzyskania zgody rady nadzorczej na zawarcie przez spółkę ze spółką dominującą, spółką zależną lub spółką z nią powiązaną transakcji, której wartość zsumowana z wartością transakcji zawartych z tą samą spółką w okresie roku obrotowego przekracza 10% sumy aktywów spółki, ustalonych na podstawie ostatniego zatwierdzonego sprawozdania finansowego spółki. Również i w tym przypadku istnieje możliwość statutowego ograniczenia tego obowiązku, dlatego też spółki powiązane stale zawierające transakcje wewnętrzne, powinny mocno rozważyć zawarcie takiego postanowienia w statucie, ułatwiając tym samym dokonywanie transakcji. Brak uzyskania odpowiedniej zgody powodować będzie nieważność danej czynności. Co ważne, powyższe nie znajdzie zastosowania do spółek, których co najmniej jedna akcja dopuszczona jest do obrotu na rynku regulowanym, jak i spółek należących do grup spółek.

Zasada biznesowego osądu członków rady nadzorczej

Wprowadzona zasada ogranicza odpowiedzialność organu w sytuacji, gdy ten, postępując w sposób lojalny wobec spółki, działa w granicach uzasadnionego ryzyka gospodarczego. Uzasadnienie ryzyka powinno opierać się na odpowiednich informacjach, analizach oraz opiniach, uwzględnionych w danych okolicznościach. W praktyce oznacza to, iż członkowie organów wykonując swoje obowiązki rzetelnie i lojalnie, a tym samym podejmując ryzyko w imieniu spółki, zyskają ochronę na wypadek, gdyby w przyszłości okazało się, że decyzja była nietrafna i skutkowała wyrządzeniem spółce szkody. Business judgement rule znajdzie zastosowanie nie tylko do członków rady nadzorczej, ale również członków zarządu i likwidatorów.

Sprawozdania rady nadzorczej

Ustawodawca w zakresie zadań rady nadzorczej, zamieścił dodatkowy obowiązek w postaci składania zgromadzeniu wspólników pisemnego sprawozdania z działalności rady nadzorczej za ubiegły rok obrotowy. W analogiczny sposób funkcjonuje w obrocie regulacja, dotycząca składania takich sprawozdań przez zarząd. W gruncie rzeczy sprawozdanie z działalności rady nadzorczej będzie jedną z podstaw do oceny działalności rady nadzorczej, w tym udzielenia jej absolutorium.

Uczestnictwo biegłego rewidenta w posiedzeniu rady nadzorczej

W przypadku, gdy sprawozdanie finansowe spółki podlega badaniu ustawowemu, rada nadzorcza będzie obowiązana, z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem, zawiadomić kluczowego biegłego rewidenta, który przeprowadzał badanie sprawozdania finansowego spółki o terminie posiedzenia, którego przedmiotem jest ocena sprawozdań w zakresie ich zgodności z księgami, dokumentami i ze stanem faktycznym. Spółka zapewnia uczestnictwo kluczowego biegłego rewidenta lub innego przedstawiciela firmy audytorskiej w posiedzeniu rady nadzorczej. W trakcie posiedzenia kluczowy biegły rewident lub inny przedstawiciel firmy audytorskiej przedstawia radzie nadzorczej sprawozdanie z badania, w tym ocenę podstaw przyjętego oświadczenia odnoszącego się do zdolności spółki do kontynuowania działalności, oraz udziela odpowiedzi na pytania członków rady nadzorczej.

Jeśli potrzebowaliby Państwo pogłębić powyższy temat, zapraszamy do kontaktu  z naszymi Ekspertami:

Piotr Wojnar

Adwokat / Partner Zarządzający

+48 602 660 610

piotr.wojnar@actlegal-bsww.com

Łukasz Świątek

Adwokat / Starszy prawnik

+48 504 763 762

lukasz.swiatek@actlegal-bsww.com

Katarzyna Krzykwa

Aplikant adwokacki / Prawnik

+48 22 420 59 59

katarzyna.krzykwa@actlegal-bsww.com

Oraz

Mateusz Leleno

Młodszy Prawnik