Zamknięcie granic, odwołane loty oraz znaczące ograniczenia w organizowaniu zgromadzeń i przemieszczaniu się wynikające z obecnego stanu epidemii mogą istotnie utrudnić bieżące funkcjonowanie spółek, a w szczególności podejmowanie uchwał przez wspólników, zarządy i rady nadzorcze.

Brak możliwości podjęcia uchwał przez zgromadzenie wspólników czy zarząd może negatywnie wpływać na funkcjonowanie spółki, a nawet powodować paraliż jej działalności biznesowej.

Wychodząc naprzeciw potrzebom wspólników i członków organów spółek, podpowiadamy, jakie rozwiązania pozwolą zminimalizować utrudnienia wynikające z obowiązywania stanu epidemii, oraz podsumowujemy propozycje zmian Kodeksu spółek handlowych w ramach tzw. tarczy antykryzysowej.

Rada nadzorcza

Funkcjonowanie rad nadzorczych może zostać uproszczone poprzez zastosowanie następujących mechanizmów:
– podejmowanie uchwał w trybie pisemnym (obiegowo);
– głosowanie nad uchwałą za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej;
– oddanie głosu przez członka rady nadzorczej na piśmie za pośrednictwem innego członka rady nadzorczej.

Powyższe działania dopuszczalne są tylko wówczas, gdy statut lub umowa spółki przewidują taką możliwość.

Obecnie trwają jednak prace nad nowymi regulacjami w tym zakresie w ramach tzw. tarczy antykryzysowej. Opublikowany projekt ustawy o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw („Projekt Ustawy”) zakłada dopuszczenie podejmowania uchwał w ww. trybach bez konieczności określania podstawy takiego działania w umowie spółki lub statucie (chyba że umowa lub statut spółki wprost wyłączą taką możliwość).

W trybie pisemnym (obiegowo) oraz za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej nie mogą zostać podjęte uchwały dotyczące: spraw wprowadzonych do porządku obrad na posiedzeniu rady nadzorczej, wyborów przewodniczącego i wiceprzewodniczącego rady nadzorczej, powołania członka zarządu oraz odwołania i zawieszania w czynnościach tych osób. W ramach tzw. tarczy antykryzysowej ustawodawca planuje dopuścić możliwość podejmowania w ww. trybach uchwał w tych sprawach.

Zarząd

Obecnie nie ma przepisów, które wprost zezwalałyby na podejmowanie uchwał zarządu w trybie pisemnym (obiegowo) lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej (np. wideokonferencji). Dopuszczalność zastosowania takich trybów przez zarząd jest sporna. Z tego względu rekomendowane jest pełne uregulowanie sposobu odbywania posiedzeń zarządu w umowie (statucie) spółki.

W ramach Projektu Ustawy dot. tzw. tarczy antykryzysowej ustawodawca planuje jednak:
– dopuścić uczestniczenie w posiedzeniach zarządu przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (chyba że umowa lub statut spółki wprost wyłączą taką możliwość);
– dopuścić z mocy ustawy podejmowanie uchwał zarządu w trybie pisemnym (obiegowo) lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej (chyba że umowa lub statut spółki wprost wyłączą taką możliwość);
– wprowadzić z mocy ustawy możliwość oddania głosu przez członka zarządu na piśmie za pośrednictwem innego członka zarządu (chyba że umowa lub statut spółki wprost wyłączą taką możliwość).

Póki co zmiany w ww. zakresie nie zostały jednak uchwalone.

Zgromadzenia wspólników oraz walne zgromadzenia akcjonariuszy

Zgromadzenia wspólników (w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością) i walne zgromadzenia akcjonariuszy (w spółce akcyjnej) mogą odbywać się wyłącznie na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Powinny się one odbywać w miejscowości będącej siedzibą spółki lub innym miejscu wskazanym umową spółki lub ustalonym przez wszystkich wspólników.

W przypadku gdy wspólnicy nie mogą osobiście spotkać się na zgromadzeniu, mogą skorzystać z następujących rozwiązań:

1) Ustanowienie pełnomocnika do głosowania na zgromadzeniu
Wspólnik lub akcjonariusz może ustanowić pełnomocnika, który będzie w jego imieniu uczestniczyć w zgromadzeniu oraz wykonywać na nim prawo głosu (o ile ustawa lub umowa spółki nie zawierają w tej kwestii ograniczeń).
Pełnomocnictwo do głosowania powinno być udzielone na piśmie pod rygorem nieważności.
Pełnomocnikami na zgromadzeniu wspólników nie mogą być członkowie zarządu danej spółki oraz jej pracownicy.

2) Głosowanie pisemne (w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością)
W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością istnieje możliwość podejmowania uchwał wspólników w trybie pisemnym, tj. poprzez:
– podjęcie uchwały na piśmie (poprzez wyrażenie pisemnej zgody wspólników na daną uchwałę); albo
– wyrażenie przez wszystkich wspólników zgody na przeprowadzenie głosowania pisemnego, a następnie przeprowadzenie głosowania pisemnego nad uchwałą.

Głosowanie pisemne może się odbyć niezależnie od miejsca, w którym znajdują się wspólnicy.

Tryb obiegowego podjęcia uchwał nie może być jednak stosowany do wszystkich uchwał – przykładowo, nie mogą być podejmowane w takim trybie uchwały wymagające zachowania tajności głosowania (np. uchwały dot. odwołania członków zarządu lub uchwały w innych sprawach osobowych).

3) Udział w zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej

Istnieje możliwość uczestnictwa wspólników w zgromadzeniu za pomocą środków komunikacji elektronicznej (wideokonferencja, telekonferencja itp.). Obecnie jest to jednak możliwe wyłącznie w przypadku, w którym umowa lub statut spółki przewidują możliwość odbycia zgromadzenia w ten sposób.

Uczestnictwo wspólników w zgromadzeniu bez konieczności fizycznej obecności na zgromadzeniu, a jedynie za pomocą środków komunikacji elektronicznej, dopuszczalne jest wówczas, gdy transmisja obrad zgromadzenia jest prowadzona w czasie rzeczywistym, zaś wspólnicy przebywający poza miejscem odbywania zgromadzenia mają zapewnioną możliwość komunikowania się i wypowiadania w trakcie zgromadzenia w czasie rzeczywistym.

Taki tryb nie jest jednak równoważny z odbyciem zgromadzenia całkowicie wirtualnie.
Oznacza to w szczególności, że:
– zgromadzenie powinno odbyć się w określonym miejscu na terenie Polski, wyznaczonym zgodnie z przepisami KSH i umową spółki;
– w miejscu zgromadzenia musi stawić się jego przewodniczący i protokolant (lub notariusz – w przypadku protokołów sporządzanych w formie aktu notarialnego), a jedynie wspólnicy mogą komunikować się elektronicznie;
– ze zgromadzenia należy sporządzić pisemny protokół.

Uczestniczyć i głosować na zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej wspólnicy mogą również przez pełnomocników, zgodnie z zasadami przedstawionymi powyżej.

4) Wykorzystanie systemu teleinformatycznego

Podjęcie uchwał wspólników przy wykorzystaniu wzorca uchwały udostępnionego w systemie teleinformatycznym jest możliwe wyłącznie w przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, które zostały założone za pomocą wzorca umowy w systemie teleinformatycznym.

Podjęcie takiej uchwały nie wymaga formalnego zwołania zgromadzenia wspólników, a jedynym warunkiem jej podjęcia jest wykonanie co do niej prawa głosu przez wszystkich wspólników, poprzez złożenie oświadczenia w systemie teleinformatycznym.

Składanie oświadczeń w ramach głosowania nad uchwałą w tym trybie wymaga opatrzenia ich podpisem elektronicznym, kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym.

Zwyczajne Zgromadzenie Wspólników / Zwyczajne Walne Zgromadzenie

Projekt Ustawy przewiduje również rozwiązania mające na celu uniknięcie przez spółki problemów związanych z terminowym odbyciem zwyczajnego zgromadzenia wspólników (w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością) oraz zwyczajnego walnego zgromadzenia (w spółce akcyjnej), których przedmiotem jest m.in. zatwierdzenie sprawozdania finansowego spółki za ubiegły rok obrotowy.

Zgodnie z kodeksem spółek handlowych, zarówno zwyczajne zgromadzenie wspólników, jak i zwyczajne walne zgromadzenie powinno odbyć się w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego. Ustawodawca planuje w ramach Projektu Ustawy ustanowić upoważnienie do wydania rozporządzenia przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych, na mocy którego minister, w przypadku ogłoszenia stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, może określić m.in. inne terminy zatwierdzenia sprawozdań finansowych, biorąc pod uwagę konieczność zapewnienia prawidłowej realizacji tych obowiązków (należy wskazać przy tym, że w dniu 20 marca 2020 r. zostało wydane rozporządzenie ministra zdrowia w sprawie ogłoszenia na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu epidemii). Powyższe upoważnienie miałoby jednak charakter fakultatywny. W przypadku określenia w rozporządzeniu nowego terminu wypełniania obowiązków w zakresie zatwierdzenia sprawozdań finansowych, przypadającego później niż 6 miesięcy po upływie roku obrotowego, zwyczajne zgromadzenie wspólników oraz zwyczajne walne zgromadzenie powinny odbyć się do dnia wskazanego w tym rozporządzeniu.

Polityka wynagrodzeń

Projekt Ustawy zakłada również zmiany w ustawie z dnia 16 października 2019 r. o zmianie ustawy o ofercie publicznej i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych oraz niektórych innych ustaw. Planowane zmiany stanowią, że walne zgromadzenie spółki (tj. spółki z siedzibą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, której co najmniej jedna akcja jest dopuszczona do obrotu na rynku regulowanym) podejmuje uchwałę w sprawie polityki wynagrodzeń członków zarządu i rady nadzorczej spółki do dnia 31 sierpnia 2020 r.

Wiele z przedstawionych wyżej rozwiązań może znacząco uprościć i przyspieszyć funkcjonowanie organów spółek i ich bieżącą działalność, nie tylko w okresie stanu epidemii i wynikających z niego ograniczeń.

Część z ww. rozwiązań możliwa jest do zastosowania wyłącznie wówczas, gdy dopuszczają to postanowienia umowy spółki. Dlatego też już teraz warto zadbać o uwzględnienie w umowach spółek odpowiednich postanowień w tym zakresie czy też udzielenie odpowiednich pełnomocnictw.

Nasz zespół prawa spółek pozostaje do Państwa dyspozycji. Zapraszamy do kontaktu.

Marek Wojnar
marek.wojnar@actlegal-bsww.com
+48 601 379 610, +48 22 420 59 59

Piotr Wojnar
piotr.wojnar@actlegal-bsww.com
+48 602 660 610, +48 22 420 59 59

Janusz Szeliński
janusz.szelinski@actlegal-bsww.com
+48 501 108 468, +48 22 420 59 59

Katarzyna Góra
katarzyna.gora@actlegal-bsww.com
+48 609 255 616, +48 22 420 59 59