La chiusura delle frontiere, la cancellazione dei voli e le notevoli restrizioni nell’organizzazione delle riunioni e degli spostamenti dovute allo stato attuale di epidemia possono in modo significativo rendere difficile l’attuale funzionamento delle società e, in particolare, l’assunzione di delibere da parte dei soci, dei consigli di amministrazione e dei consigli di sorveglianza.

La mancata possibilità di assumere delibere da parte dell’assemblea dei soci o del consiglio di amministrazione può influire negativamente sul funzionamento della società o addirittura causare la paralisi della sua attività economica.

Al fine di soddisfare le esigenze dei soci e dei membri degli organi societari, suggeriamo quali soluzioni permetteranno di ridurre al minimo le difficoltà derivanti dallo stato di epidemia, e riassumiamo le proposte di modifica del Codice delle società commerciali all’interno del cosiddetto scudo anticrisi.

Consiglio di Sorveglianza

Il funzionamento dei consigli di sorveglianza può essere facilitato tramite l’applicazione dei seguenti meccanismi:
– assunzione delle delibere per iscritto (diffusione);
– votazione sulla delibera tramite mezzi di comunicazione elettronica;
– votazione da parte del membro del consiglio di sorveglianza per iscritto tramite un altro membro del consiglio di sorveglianza.

Le azioni di cui sopra sono consentite solo se lo statuto o l’atto costitutivo prevedono tale possibilità.

Tuttavia, attualmente sono in corso lavori sulle nuove normative in questo settore nell’ambito del cosiddetto “scudo anticrisi”. Il progetto di legge emanato per modificare la legge sulle soluzioni speciali relative alla precauzione, alla prevenzione e alla lotta contro la COVID-19, altre malattie infettive e situazioni di crisi da esse causate e alcuni altri atti (“Progetto di Legge“) prevede la possibilità di assumere delibere nelle modalità sopra indicate senza necessità di specificare la base di tale azione nello statuto o nell’atto costitutivo (a meno che lo statuto o l’atto costitutivo non escludano espressamente tale possibilità).

In forma scritta (diffusione) e tramite mezzi di comunicazione elettronica non può essere assunta alcuna delibera riguardante: materie poste all’ordine del giorno della riunione del consiglio di sorveglianza, elezione del presidente e del vicepresidente del consiglio di sorveglianza, nomina del membro del consiglio di amministrazione, revoca e sospensione di tali persone. Nell’ambito del cosiddetto scudo anticrisi, il legislatore prevede di consentire l’assunzione di delibere su tali questioni nelle modalità sopra indicate.

Consiglio di Amministrazione

Attualmente non esistono disposizioni che in modo diretto consentano di assumere delibere del consiglio di amministrazione in forma scritta (per diffusione) o con mezzi di comunicazione elettronica (ad es. videoconferenza). L’ammissibilità dell’utilizzo di tali modalità da parte del consiglio di amministrazione è controversa. Pertanto, si raccomanda di regolamentare completamente le modalità di svolgimento delle riunioni del consiglio di amministrazione nel contratto della società (statuto).

Tuttavia, nell’ambito del Progetto di Legge relativo al cosiddetto scudo anticrisi, il legislatore sta pianificando di:
– consentire la partecipazione alle riunioni del consiglio di amministrazione mediante mezzi di comunicazione diretta a distanza (a meno che il contratto o lo statuto della società non escludano espressamente tale possibilità);
– consentire, ai sensi della legge, l’assunzione di delibere del consiglio di amministrazione per iscritto (per diffusione) o tramite mezzi di comunicazione elettronica (a meno che il contratto o lo statuto della società non escludano espressamente tale possibilità);
– introdurre, ai sensi di legge, la possibilità di voto per iscritto da parte di un membro del consiglio di amministrazione attraverso un altro membro del consiglio di amministrazione (a meno che il contratto o lo statuto della società non escludano espressamente tale possibilità).

Comunque, finora, non sono state adottate modifiche al riguardo.

Assemblee dei soci e assemblee generali degli azionisti

Le assemblee dei soci (in una società a responsabilità limitata) e le assemblee generali degli azionisti (in una società per azioni) possono essere tenute esclusivamente sul territorio della Repubblica di Polonia. Esse dovrebbero essere tenute nella citta di sede della società o in un altro luogo indicato nello statuto o determinato da tutti i soci.

Nel caso in cui i soci non possano incontrarsi di persona all’assemblea, possono utilizzare le seguenti soluzioni:

1) Costituzione del procuratore per votare all’assemblea
Il socio o l’azionista può nominare un procuratore che parteciperà all’assemblea in nome e per conto suo ed eserciterà il diritto di voto all’assemblea (a meno che la legge o lo statuto societario non contengano limitazioni in tal senso).
La procura per la votazione dovrebbe essere concessa in forma scritta a pena di nullità.
I membri del consiglio di Amministrazione della data società e i suoi dipendenti non possono essere procuratori all’assemblea dei soci.

2) Votazione per iscritto (nella società a responsabilità limitata)
Nella società a responsabilità limitata vi è la possibilità di assumere delibere dei soci in forma scritta, ossia attraverso:
– assunzione della delibera per iscritto (tramite il consenso dei soci in forma scritta per la data delibera); oppure
– consenso di tutti i soci per una votazione scritta e in seguito una votazione scritta sulla delibera.

La votazione scritta può avvenire indipendentemente dal luogo in cui si trovano i soci.

Tuttavia, la modalità di adozione delle delibere per diffusione non può essere applicata a tutte le delibere – ad esempio, le delibere che richiedono il segreto del voto (ad esempio, delibere sulla revoca dei membri del consiglio di amministrazione o delibere su altre questioni personali).

3) Partecipazione all’assemblea attraverso mezzi di comunicazione elettronica

Vi è la possibilità che i soci partecipino all’assemblea attraverso mezzi di comunicazione elettronica (videoconferenza, teleconferenza, ecc.). Al momento ciò è possibile solo se il contratto o lo statuto della società prevedono la possibilità di svolgere un’assemblea in questo modo.

La partecipazione dei soci all’assemblea senza necessità di essere fisicamente presenti all’assemblea, e solo mediante mezzi di comunicazione elettronica, è consentita se la trasmissione dell’assemblea avviene in tempo reale, e i soci che si trovano al di fuori del luogo dell’assemblea hanno la possibilità di comunicare e di esprimersi durante l’assemblea in tempo reale.

Tuttavia, tale modalità non equivale alla tenuta dell’assemblea in modo completamente virtuale.
Questo significa in particolare che:
– l’assemblea dovrebbe svolgersi in un luogo determinato in Polonia, designato in conformità alle disposizioni del Codice delle Società Commerciali e dello statuto societario;
– presso il luogo dell’assemblea deve presentarsi il presidente e il segretario (o il notaio – nel caso di verbale redatto sotto forma di atto notarile), e solo i soci possono comunicare per via elettronica;
– deve essere redatto un verbale scritto sulla riunione.

I soci possono partecipare e votare in assemblea con mezzi di comunicazione elettronica anche mediante un procuratore, nel secondi i principi sopra indicati.

4) Utilizzo del sistema telematico

L’assunzione delle delibere dei soci mediante un modello di delibera reso disponibile nel sistema telematico è possibile solo nel caso delle società a responsabilità limitata, che sono state costituite secondo il modello di contratto nel sistema telematico.

L’assunzione di tale delibera non richiede la formale convocazione dell’assemblea dei soci e l’unica condizione per la sua assunzione è l’esercizio del diritto di voto da parte di tutti i soci mediante la presentazione di una dichiarazione nel sistema telematico.

La presentazione delle dichiarazioni nell’ambito della votazione sulla delibera in tale modalità richiede la sottoscrizione con firma elettronica, firma elettronica qualificata o firma segreta.

Assemblea Ordinaria dei Soci / Assemblea Generale degli Azionisti

Il Progetto di Legge prevede inoltre soluzioni volte ad evitare problemi legati al tempestivo svolgimento dell’assemblea ordinaria dei soci (nella società a responsabilità limitata) e dell’assemblea generale degli azionisti (nella società per azioni), il cui oggetto è, in particolare, l’approvazione del bilancio della società per l’esercizio precedente.

Secondo il codice delle società commerciali, sia l’assemblea ordinaria dei soci che l’assemblea generale ordinaria dovrebbero svolgersi entro sei mesi dalla fine di ogni esercizio. Nell’ambito del Progetto di Legge, il legislatore prevede di rilasciare un’autorizzazione per l’emissione di un’ordinanza da parte del ministro delle finanze pubbliche, in base alla quale il ministro, in caso di annuncio di uno stato di rischio epidemico o di uno stato di epidemia, può stabilire, in particolare, altre date per l’approvazione dei bilanci, tenendo conto della necessità di garantire il corretto adempimento di tali obblighi (è necessario notare che il 20 marzo 2020 è stata emanata l’ordinanza del ministro della sanità sull’annuncio dello stato di epidemia sul territorio della Repubblica di Polonia). La suddetta autorizzazione avrebbe tuttavia carattere facoltativo. Nel caso in cui il regolamento preveda un nuovo termine per l’adempimento degli obblighi di approvazione del bilancio, che sia superiore a 6 mesi dalla chiusura dell’esercizio, l’assemblea ordinaria dei soci e l’assemblea generale degli azionisti dovrebbero tenersi entro la data indicata nell’ordinanza.

Politica dei compensi

Il Progetto di Legge prevede inoltre modifiche alla legge del 16 ottobre 2019 che modifica la legge sull’offerta pubblica e sulle condizioni per l’introduzione di strumenti finanziari nel sistema di commercio organizzato e sulle società pubbliche e alcuni altri atti. Le modifiche previste prevedono che l’assemblea generale della società (ossia una società con sede legale nel territorio della Repubblica di Polonia, con almeno un’azione ammessa nel mercato regolamentato) adotti una delibera sulla politica dei compensi dei membri del consiglio di amministrazione e di sorveglianza della società fino al 31 agosto 2020.

Molte delle soluzioni presentate sopra possono semplificare e accelerare in modo significativo il funzionamento degli organi societari e la loro operatività quotidiana, non solo durante il periodo di epidemia e delle restrizioni che ne derivano.

Alcune delle soluzioni di cui sopra possono essere applicate solo se le disposizioni statutarie lo consentono. Pertanto, è opportuno prevedere fin d’ora apposite disposizioni statutarie in merito o concessione di apposite procure.

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