Nowelizacja przepisów dotyczących kadencji oraz mandatu członków organów w spółkach kapitałowych

Nowe regulacje holdingów w polskim prawie już od 13.10.22 r.

Prezentujemy Państwu ostatni artykuł z cyklu publikacji poświęconych nowelizacji Kodeksu spółek handlowych, mających na celu przybliżenie nowych regulacji prawnych.

Zachęcamy do zapoznania się zarówno z niniejszą publikacją jak i ze wcześniejszymi następującymi opracowaniami:

• Alert prawny: Kodeks spółek handlowych – Nowe regulacje holdingów w polskim prawie
• Alert prawny: Kodeks spółek handlowych – Prawo holdingowe – odpowiedzialność
• Alert prawny: Kodeks spółek handlowych – Nowelizacja Kodeksu spółek handlowych – warto przyjrzeć się statutom i umowom spółek

Tytułem przypomnienia wskazujemy, iż już dzisiaj (to jest 13 października 2022 roku), na mocy ustawy z 9 lutego 2022 roku o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw, wchodzi życie jedna z największych dotychczasowych nowelizacji Kodeksu spółek handlowych („Ustawa Nowelizująca”).

Ten artykuł poświęcony jest kwestii kadencji oraz mandatu członków organów w spółkach kapitałowych. Wygaśnięcie mandatu członka organu spółki kapitałowej stanowiło w ostatnich latach przedmiot licznych wypowiedzi przedstawicieli doktryny i stało się przedmiotem wielu orzeczeń sądowych.

W praktyce wyjątkowo problematyczna okazała się kwestia ustalenia momentu wygaśnięcia mandatu     w związku z upływem kadencji. W ramach niniejszej publikacji omówione zostaną następujące zagadnienia:

(I) Jaka jest różnica między kadencją a mandatem?

(II) Czy okres sprawowania kadencji pokrywa się z okresem trwania mandatu?

(III) Kiedy wygasa mandat członka organu w spółce kapitałowej, a kiedy wygasa kadencja członka organu w spółce kapitałowej?

(IV) Czy i jak umowa spółki może regulować kwestię wygaśnięcia kadencji/mandatu?

(V) Jak należy rozumieć pełny rok obrotowy?

(VI) Jak do czasu wejścia w życie przepisów Ustawy Nowelizacyjnej obliczano kadencję oraz mandat członka organu w spółce kapitałowej?

(VII) Jak przepisy Ustawy Nowelizującej wpłyną na obliczanie kadencji oraz mandatu członka organu w spółce kapitałowej?

Jaka jest różnica między kadencja a mandatem?

Mimo, że w wielu sytuacjach terminy kadencja oraz mandat używane są zamiennie, pojęcia te nie są tożsame, wbrew temu, iż dotyczą tej samej czynności jaką jest pełnienie obowiązków i wykonywanie praw członków organów w spółkach kapitałowych to jest członka zarządu, rady nadzorczej czy też komisji rewizyjnej.

Odmienność wskazanych pojęć akcentuje sam ustawodawca w przepisach Kodeksu spółek handlowych, tytułem przykładu w art. 202 § 3 prawodawca wskazuje, iż w sytuacji, gdy umowa spółki przewiduje, że członków zarządu powołuje się na okres wspólnej kadencji, mandat członka zarządu powołanego przed upływem danej kadencji zarządu wygasa równocześnie z wygaśnięciem mandatów pozostałych członków zarządu, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Analogiczny przepis można znaleźć również w dziale dedykowanym spółce akcyjnej w Kodeksie spółek handlowych.

Warto nadmienić, że – tak jak wskazano powyżej – zarówno kadencja jak i mandat w spółkach kapitałowych dotyczą członków zarządu, rady nadzorczej i komisji rewizyjnej, natomiast nie odnoszą się do zgromadzenia wspólników, prokurentów, pełnomocników, likwidatorów i innych przedstawicieli spółki[i].

Kadencja

Kadencja oznacza – zazwyczaj ustalony w umowie spółki – czas, na jaki dana osoba została powołana odpowiednio do zarządu spółki, rady nadzorczej czy komisji rewizyjnej, przy czym umowa spółki może nie zawierać żadnych postanowień w zakresie kadencji. Wskazany termin ma charakter techniczo-prawny.

Mandat

Mandat członka organu spółki kapitałowej jest nierozerwalnie związany z umocowaniem danej osoby do pełnienia funkcji członka organu spółki kapitałowej, wobec czego mandat jest pewnego rodzaju upoważnieniem do pełnienia obowiązków i wykonywania praw odpowiednio członka zarządu, rady nadzorczej czy komisji rewizyjnej[ii].

Czy okres sprawowania kadencji pokrywa się z okresem trwania mandatu?

W praktyce znaczący problem stanowi kwestia, iż okres sprawowania kadencji przez członków organów spółki kapitałowej często nie pokrywa się z okresem pełnienia przez nich funkcji w organie tejże spółki, to jest w pewnych przypadkach mandat może przekroczyć długość kadencji, a niekiedy mandat może być krótszy od kadencji. Warto zaznaczyć, iż większość przedstawicieli doktryny wskazuje, iż relacja pomiędzy kadencją a mandatem w aspekcie czasowym oparta jest na założeniu, że chwila wygaśnięcia mandatu nie musi być tożsama z upływem kadencji, ponieważ mandat może przysługiwać pomimo upływu kadencji[iii].

Reasumując powyższe kadencja ma charakter techniczo-prawny, bowiem określa ramy czasowe pełnienia funkcji w organach spółki, natomiast mandat stanowi upoważnienie do pełnienie funkcji w organach spółki kapitałowej. Wobec czego rozpoczęcie kadencji będzie każdorazowo wiązało się z uzyskaniem mandatu. Zakończenie pełnienia funkcji natomiast jest nierozerwalnie związane z chwilą utraty mandatu. W praktyce oznacza to, że członek organu spółki kapitałowej posiadający mandat jest uprawniony do realizacji wszelkich uprawnień członka organu tejże spółki mimo upływu kadencji, na którą został powołany.

Kiedy wygasa mandat członka organu w spółce kapitałowej, a kiedy wygasa kadencja członka organu w spółce kapitałowej? Czy i jak umowa spółki może regulować kwestię wygaśnięcia kadencji/mandatu?

Przepisy Kodeksu spółek handlowych dotyczące kadencji oraz mandatu mają charakter dyspozytywny, co oznacza, iż kwestie dotyczące kadencji i mandatu mogą zostać przez strony szczegółowo uregulowane w umowie spółki, wyłączając lub modyfikując zastosowanie przepisów Kodeksu spółek handlowych. Umowa spółki może nie zawierać żadnych postanowień w zakresie kadencji i wówczas zastosowanie znajdą regulacje ustawowe.

Zgodnie z przepisami kodeksu spółek handlowych, w braku odmiennych regulacji w umowie spółki, w zakresie członka zarządu, rady nadzorczej czy komisji rewizyjnej zarówno w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością jak i w spółce akcyjnej:

• w przypadku powołania członka organu spółki kapitałowej na okres roku, jak również w przypadku braku oznaczenia kadencji w umowie spółki, mandat członka organu spółki kapitałowej wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka organu spółki kapitałowej;
• w przypadku powołania członka organu spółki kapitałowej na okres dłuższy niż rok, mandat członka organu spółki kapitałowej wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników, zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka organu spółki kapitałowej.

Wyżej wymienione regulacje odwołują się do pełnego roku obrotowego pełnienia funkcji. Przepisy Ustawy o rachunkowości definiują pojęcie roku obrotowego jako rok kalendarzowy lub inny okres trwający 12 kolejnych pełnych miesięcy kalendarzowych. W powołanej ustawie wskazano również, że rok obrotowy lub jego zmiany określa statut lub umowa, na podstawie której utworzono jednostkę.

Nie zawsze rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, ponadto członek organu może zostać powołany na początku roku obrotowego, w trakcie jego trwania bądź też na końcu.

Z uwagi na to, że upływ kadencji nie jest nierozerwalnie połączony z wygaśnięciem mandatu, a przedstawiciele doktryny różnie definiują pojęcie pełnego roku obrotowego pełnienia funkcji, określenie momentu wygaśnięcia mandatu członka organu w spółce kapitałowej w praktyce stanowi stosunkowo skomplikowane zagadnienie.

Na przestrzeni lat w doktrynie oraz judykaturze wyodrębniły się dwa stanowiska w zakresie momentu wygaśnięcia mandatu członka organu w spółce kapitałowej, to jest koncepcja redukcyjna oraz koncepcja prolongacyjna.

Koncepcja redukcyjna zakłada, że kadencję należy obliczać według pełnych lat obrotowych, wobec czego nie ma podstaw do przedłużenia tego okresu o jeden rok. Natomiast zgodnie z koncepcją prolongacyjną okres kadencji jest liczony w latach od dnia powołania, przy czym ostatni rok urzędowania członka organu w spółce kapitałowej musi być pełnym rokiem obrotowym, wobec czego ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka organu w spółce kapitałowej oznacza cały rok kalendarzowy, w którym dany członek sprawował swoją funkcję (choćby przez jego część).

Powyżej wskazane wątpliwości zauważył również Sąd Najwyższy w uchwale z dnia 24 listopada 2016 r. (sygn. akt: III CZP 72/16), gdzie zaprezentowano stanowisko, zgodnie z którym ostatni pełny rok obrotowy, w rozumieniu przepisu art. 369 § 4 w związku z art. 386 § 2 Kodeksu spółek handlowych, jest to ostatni rok obrotowy, który rozpoczął się w czasie trwania kadencji członka rady nadzorczej spółki akcyjnej. Tym samym Sąd Najwyższy w przedmiotowej uchwale wypowiedział się za stosowaniem koncepcji prolongacyjnej.

Jak przepisy Ustawy Nowelizującej wpłyną na obliczanie oraz mandat członka organu w spółce kapitałowej?

Na mocy Ustawy Nowelizującej prawodawca precyzuje, że kadencję członka organu w spółce kapitałowej oblicza się w pełnych latach obrotowych, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Mimo, iż wprowadzona zmiana nie jest obszerna, to rozwieje wiele powstałych w doktrynie i judykaturze wątpliwości w zakresie momentu wygaśnięcia członka organu w spółce kapitałowej. W ramach Ustawy Nowelizującej ustawodawca odzwierciedlił w treści przepisu prezentowaną powyżej koncepcję prolongacyjną.

Przykładowo, dzięki wprowadzonej regulacji nie będzie ulegało wątpliwości, że mandat członka organu spółki kapitałowej powołanego dnia 1 czerwca 2021 r. na dwuletnią kadencję, w spółce, której rok obrotowy jest tożsamy z rokiem kalendarzowym, wygaśnie z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za rok obrotowy 2023. Na kadencję będą się bowiem składały pełne lata obrotowe: 2022 i 2023.

Aby uniknąć wątpliwości co do wpływu Ustawy Nowelizującej na mandaty członków organu spółek kapitałowych istniejące w chwili wejścia w życie ustawy, przepis przejściowy Ustawy Nowelizującej przesądza o stosowaniu w tym zakresie znowelizowanych przepisów Kodeksu spółek handlowych.

Podsumowanie

Mając na uwadze, że ustalenie momentu wygaśnięcia mandatu członka organu spółki kapitałowej stanowiło w praktyce wyjątkowo problematyczną kwestię oraz pozostawało przedmiotem licznych wypowiedzi przedstawicieli doktryny oraz orzeczeń sądowych, które odnosiły się do dwóch odmiennych koncepcji w zakresie określenia momentu wygaśnięcia mandatu, w ocenie autorów niniejszego artykułu wprowadzoną na mocy Ustawy Nowelizującej zmianę należy ocenić z aprobatą, jako wyjaśniającą powyższe wątpliwości.

W myśl zasady stanowiącej, iż „Nie należy mnożyć bytów ponad potrzebę” (Entia non sunt multiplicanda praeter necessitatem) oraz niezależnie od słuszności argumentów wskazywanych zarówno przez zwolenników jak i oponentów wyżej przestawionych koncepcji prolongacyjnej oraz koncepcji redukcyjnej, należy wskazać, iż wprowadzona zmiana ujednolici sposób określenia wygaśnięcia mandatu członka organu spółki kapitałowej, oraz w konsekwencji wpłynie na bezpieczeństwo obrotu gospodarczego. Nieprawidłowe określenie momentu wygaśnięcia mandatu członka organu w spółce kapitałowej (do czego w praktyce niejednokrotnie mogło dochodzić z uwagi na brak precyzyjnych przepisów w tym zakresie) może mieć wpływ na ważność podejmowanych przez członka organu czynności w imieniu spółki, bądź skutkować obarczeniem sankcją nieważności uchwał podejmowanych przez taki organ, bądź w kwalifikowanej postaci również uznaniem za nieistniejącą uchwałę podjętą przez osoby niebędącą członkami organu.

[i] Por. A. Kidyba [w:] M. Dumkiewicz, A. Kidyba, Komentarz aktualizowany do art. 1-300 Kodeksu spółek handlowych, LEX/el. 2022, art. 202.

[ii] Por. A. Kidyba [w:] M. Dumkiewicz, A. Kidyba, Komentarz aktualizowany do art. 1-300 Kodeksu spółek handlowych, LEX/el. 2022, art. 202.

[iii] Uchwała Sądu Najwyższego z 24.11.2016 r., III CZP 72/16.

Jeśli potrzebowaliby Państwo pogłębić temat dotyczący zmian w kodeksie spółek handlowych, zachęcamy do kontaktu z naszymi ekspertami i autorami niniejszej publikacji: